[Témoignage client] Kader Touala, chef de projet au Conseil Départemental de Seine-Saint-Denis

  25.04.2018 DécisionnelExpertiseTémoignage client

Atol Conseils et Développements accompagne le CD 93 dans ses projets de dématérialisation depuis plusieurs années. Récemment, le Conseil Départemental a confié à Atol CD la réalisation et la mise en oeuvre d’un Infocentre permettant de monitorer les flux de facturation issus de leur chaîne de dématérialisation comptable. Nous avons interrogé Kader TOUALA, chef de projet au Conseil Départemental de Seine-Saint-Denis, sur la mise en oeuvre de l'outil décisionnel Pentaho CE.


Pourquoi un projet d'Infocentre ?

La dématérialisation est un enjeu très fort pour les collectivités, et en particulier pour le département de Seine-Saint-Denis. Aujourd’hui, avec la mise en œuvre de la dématérialisation de la chaîne comptable dans son intégralité, les factures sont stockées dans une gestion électronique documentaire adaptée. Elles suivent, de leur réception à leur liquidation, en passant par leur acquisition numérique et les différentes étapes du processus de Service Fait, un cheminement précis et organisé.

Cette logique implique de mettre en œuvre différentes briques applicatives, comme Kofax pour la numérisation et la reconnaissance de données ou encore Alfresco comme Gestion Électronique Documentaire. 

Il devenait impératif de pouvoir monitorer, via un Infocentre,  ces nombreux flux de données relatifs à la facturation.

Quelle était la problématique majeure ?

Il était nécessaire de pouvoir avoir un suivi précis de toutes les étapes d'une chaîne comptable qui se complexifie à mesure de la prise en compte des nouvelles technologies dans la Réglementation.

Le passage des factures par Kofax implique d’avoir des informations pertinentes, en tenant compte d’indicateurs spécifiques. Les États de Validation liés au processus de Lad-Rad en sont un bon exemple.

Par ailleurs, il était également indispensable de disposer de données liées à notre module Service-Fait dans notre gestion documentaire Alfresco.

Enfin, disposer d’indicateurs stratégiques globaux, paramétrables selon les directions, était pour nous fondamental, dans la mesure où ils permettent de prendre les bonnes décisions selon des sources harmonisées. Le plus difficile étant de mettre tout le monde d'accord sur le mode de calcul.

Les avantages de la solution Pentaho

Plus précisément, c’est la solution Pentaho CE qui a été retenue. En effet, il s’agit d’une solution open-source dont le coût de licence est nul.

Cependant, le coût n’a pas été le seul critère. La suite Pentaho est modulaire et permet de s’intégrer dans un ensemble cohérent. Par exemple, l’usage d'un ETL alimenté par un job Talend était un pré-requis dans la mise en œuvre de l’Infocentre. Cela n’a pas posé de problèmes particuliers à nos équipes des Infras.

Grâce à cela, l’ensemble des données transitant par Kofax et Alfresco sont analysées. L’interfaçage permet de connecter ces briques applicatives pour concentrer et restituer les informations pertinentes dans un seul et même endroit.

D’un point de vue plus fonctionnel justement, chaque direction a un besoin différent en terme d’indicateurs et de restitution. Pentaho permet cela aisément par le biais de tableaux de bords, graphiques ou encore exports, qui sont aujourd’hui utilisés quotidiennement au sein du Département 93. 

Quelles étaient les différentes étapes du projet ?

Nous avons mis en œuvre une première version avec les indicateurs et les restitutions principales. Cela a permis de construire le socle de l’Infocentre et de faire les premiers ajustements.

Pour parvenir à cette première étape, nous avons planifié avec Atol CD, tous les 15 jours, des comités de pilotage permettant de suivre le projet au plus près. Sur ces sujets, l’expertise d’Atol CD nous a été très précieuse.

Dans un second temps, nous souhaitons aller plus loin en allant chercher des données sur d'autres SI  comme la Gestion Financière pour croiser les informations. Mais la consolidation de l’outil, notamment par le biais d’une seconde version axée sur l’ergonomie, reste une priorité.

A terme, le Conseil Départemental souhaite être autonome sur l’outil.

Pouvez-vous nous en dire plus sur la collaboration avec les équipes d’Atol CD, au-delà des Comités de Pilotages cités plus haut ?

Il a été nécessaire d’avoir une coordination globale entre tous les acteurs du projet. En effet, Atol CD a organisé les échanges avec Alfresco et Kofax, mais aussi  les équipes du pôle Infrastructure du CD93 pour prendre en considération les pré-requis techniques et les règles de sécurité strictes propres à une collectivité importante comme peut l’être un Conseil Départemental.

Actuellement, les mises en production sont ordonnées et planifiées entre les différents acteurs.

Quelles sont les prochaines évolutions attendues ?

De par la diversité des métiers d’un Conseil Départemental, des agents aux profils différents peuvent avoir besoin de consulter l’Infocentre : des directions, des chefs de service ou de projets, des comptables …

C’est pourquoi le Conseil Départemental souhaite travailler avec Atol CD pour mettre en place des droits d’accès plus fins. Afin que chacun dispose de l’information qui le concerne.

Des demandes ponctuelles, émanant par exemple de directions en particulier, sont également à prévoir. Il sera nécessaire d’ajuster les tableaux de bord existants ou d’en rajouter.

La liste n'est pas exhaustive ... mais le potentiel de la solution nous permet d'envisager mille et une évolutions !