CROUS de Versailles : dématérialisation du Dossier Étudiant

Points-clés : 

  • Volumétrie de 300 000 pages sur une période de traitement de 2 mois
  • Traitement OCR sur l’ensemble des pièces du dossier
  • Fourniture d’une solution de création d’intercalaire (lecture de QR-Code)

Le CROUS de l’académie de Versailles fait partie des 28 Crous qui composent le réseau des Œuvres Universitaires et Scolaires mis en place par la loi du 16 avril 1955. Placé sous la tutelle du Ministère de l’Éducation Nationale et de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche via le Centre National des Œuvres Universitaires et Scolaires (CNOUS), le CROUS a pour mission d’améliorer les conditions de vie des étudiants dans les 4 départements, les Yvelines (78), l’Essonne (91), les Hauts-de-Seine (92) et le Val d’Oise (95) qui composent l’académie de Versailles. 


Son action touche ainsi plus de 174 000 étudiants des 5 Universités et des établissements d’Enseignement supérieur de l’académie de Versailles. Il gère plus de 80 établissements (structures de restauration et résidences universitaires) dans près de 30 villes de l’académie. Le CROUS de Versailles fait travailler 700 salariés pour un budget annuel de 75 millions d’euros.

 

C’est dans ce cadre que le CROUS a sollicité les services d’Atol CD afin de mettre en œuvre une solution de dématérialisation des dossiers d’inscription des étudiants.

Les enjeux du projet

  • Muter dans une phase transitoire numérique en attendant la mise en œuvre du « Portail Étudiant »
  • Centraliser les dossiers d’inscription dans un file-système en phase initiale
  • Mise en œuvre d’une GED Alfresco dans une seconde phase
  • Sécuriser le process de capture des informations relatives à l’inscription
  • Assurer la complétude des dossiers sur plusieurs années
  • Mise en place de la solution auprès des agents de gestion du Dossier Étudiant

Données du projet

  • Nombre de dossiers : entre 8 000 et 10 000 
  • Nombre de résidences : 32
  • Contenu d’un Dossier étudiant : 30 pages organisées en 13 sous-dossiers
  • Volumétrie de 300 000 pages sur une période de traitement de 2 mois
  • Délai de mise en œuvre très court (> 1 mois)

Solution mise en œuvre

  • Mise en place d’une solution performante, ergonomique et scalable 
  • Logiciel de capture : Kofax Express et VRS embarqué
  • Scanners documentaires : Fujitsu fi-7160 et fi-7260 (6 unités)

Fonctionnalités principales déployées

  • Assurer la complétude du dossier (ouverture et mise à jour du dossier)
  • Saisie manuelle et contrôlée (listes fermées déroulantes)
  • Indexation au dossier et typage des sous-dossiers
  • Traitement OCR sur l’ensemble des pièces du dossier
  • Fourniture d’une solution de création d’intercalaire (lecture de QR-Code)

Démonstration :