Département de la Gironde, GED APA

  14.01.2015 Gestion documentaire - GEDTMA
CG33

  • Intégration des contenus issus de la numérisation, de l'application IODAS, d'une solution éditique (BDOC), de mails ou importé directement depuis l'interface.
  • Intégration avec la chaîne de numérisaton d'ITESOFT
  • Génération dynamique des dossiers sur la base du modèle de plan de classement
  • Intégration des méta données
  • Interface avancée pour la fusion de dossier et des métadonnées associées
  • Outils de navigation et de recherche

Le Département de la Gironde a retenu ATOL Conseils et Développements pour la mise en œuvre des ses projets GED basés sur Alfresco. En parallèle de l'architecture technique et de l'intégration d'Alfresco au système d'information, un premier projet pilote mis en production a concerné la gestion documentaire du Service des Actions pour l’Autonomie qui gère entre autres l’Allocation Personnalisée d’Autonomie (APA).


L'APA est un dispositif de solidarité destiné à favoriser l’autonomie et la vie à domicile des personnes âgées, ainsi que les chèques Solidarité Gironde, CESU préfinancés par le Conseil Général de la Gironde. Les demandes sont traitées soit par dossier « papier » classique, soit en ligne. Dans les 2 cas, le dossier est constitué du formulaire de demande et des pièces justificatives, telles que : justificatif de domicile, photocopie de livret de famille, imprimés relatifs aux changements de situation, relevés d’identité bancaire ou postaux, etc. Le traitement volumétrique est conséquent : 800 à 900 nouvelles demandes par mois, soit 450.000 nouveaux documents par année.

Les travaux ont notamment porté sur : 

  • la mise en œuvre d'un site collaboratif dédié à l'APA avec sa propre gestion des droits sur les dossiers et documents,
  • la personnalisation  de la vue des dossiers pour mettre en avant des données sociales,
  • la réalisation d'un outil de recherche rapide des dossiers des usagers, de leurs procédures et des documents APA sous la forme d'une dashlet de recherche APA,
  • la préservation de la navigation par dossier via un plan de rangement spécifiquement adapté à un contexte de grande volumétrie,
  • le traitement volumétrique important de l’acquisition/numérisation à la gestion du cycle de vie des documents,
  • une indexation fine pour une recherche et un classement pertinent du document, exigeant au préalable un travail d'intégration/exploitation des  données issues des différents flux documentaires (métadonnées).

Quelques exemples de fonctionnalités : la fusion des dossiers

Alfresco, gestion dossiers d'Allocation Personnalisée d'Autonomie - Fusion des dossiers

Interface spécifique pour fusionner ou séparer deux dossiers :

  • recherche des deux dossiers à modifier,
  • présentation des deux dossiers et de leurs métadonnées côte à côte,
  • un des deux dossiers sera supprimé.

 Fonctionnalités :

  • déplacer les dossiers et documents d'un dossier à un autre,
  • mise à jour des dossiers et des métadonnées en cas de déplacement et/ou suppression.

Indicateurs métiers sur les dossiers

Informations sur le contenu des dossiers apparaissant sur la vue détaillée de la liste des dossiers, par exemple :

  • le nombre de sous-dossiers,
  • les métadonnées.

Autres exemples de fonctions

Intégration des mails :

  • envoi de mail à la GED,
  • corbeille de réception des mail par agent,
  • fonctions d'ajout des contenus reçus depuis les dossiers,
  • corbeille de traitement si pas de possibilité de classement automatique.

Dashlet d'accès rapide, interface de recherche spécifique...

Alfresco, gestion dossiers d'Allocation Personnalisée d'Autonomie - Traitement mails
Alfresco, gestion dossiers d'Allocation Personnalisée d'Autonomie - Traitement mails
Alfresco, gestion dossiers d'Allocation Personnalisée d'Autonomie - Recherche spécifique