Des modules Alfresco pour gérer les actes administratifs dématérialisés

  31.01.2018

  • Module compatible avec plusieurs outils de gestion des actes administratifs : Web-delib et A.I.R.S. Délib
  • Classement automatique des actes exportés en GED
  • Dématérialisation complète des actes administratifs de leur création jusqu’à la mention exécutoire

Les applications métier pour l’élaboration et la gestion des actes administratifs outillent principalement les fonctions de création et de validation des actes, mais elles ne prennent pas en compte les fonctions de stockage, de consultation et d’archivage de ces documents. Par contre, une GED permet de compléter l’application métier sur ces aspects.

Atol CD a développé un module qui permet de traiter automatiquement les actes exportés dans la GED Alfresco pour les stocker et les rendre facilement consultables.

D’autres fonctionnalités peuvent s’associer à ce module pour dématérialiser le traitement de la mention exécutoire.

 


Le module d’import des actes déployé dans plusieurs collectivités

Le module Atol CD est compatible avec plusieurs applications de gestion des actes : il peut traiter les exports de Web-delib et de A.I.R.S. Délib

Le module d’import avec Web-delib est en production dans plusieurs collectivités : au Conseil Départemental de Seine-Saint-Denis depuis janvier 2017, au Conseil Départemental des Pyrénées-Orientales depuis 2015, à Clermont Auvergne Métropole depuis 2014, au Conseil Départemental de la Drôme depuis 2013. 

La version compatible avec les exports A.I.R.S. Délib est en production à la Ville de Lille depuis l’automne 2017. 

Traitement des données et des documents exportés

Les documents des actes sont versés dans Alfresco, dans un dossier de dépôt, sous la forme d’un fichier ZIP, accompagnés d’un fichier XML contenant leurs propriétés. 

Dossier de dépôt des versements Web-delib sur la GED du CD93

 

Le module Alfresco effectue un traitement pour décompresser les fichiers et interpréter le XML afin de classer ces documents et de renseigner leurs métadonnées à partir des propriétés fournies par l’application métier. Tout ce traitement se fait automatiquement. 

Des fichiers de logs sont disponibles pour connaître le résultat de l’import et traiter les cas d’erreur éventuels. 

Fichiers de logs pour des imports provenant d’A.I.R.S. Délib

Fonctionnalités du module

Classement et modèle de données

Le module d’import des actes intègre un plan de classement standard : année, mois, jour de la séance, dossier de l’acte. Le stockage des actes peut se faire dans un dossier de l’entrepôt ou dans un site collaboratif. 

Plan de classement avec A.I.R.S Délib pour la Ville de Lille

Plan de classement dans un site collaboratif avec Web-delib pour le CD93

Le modèle de données fourni avec le module contient déjà les métadonnées couramment utilisées pour décrire les actes administratif. Il peut être augmenté avec les métadonnées personnalisées selon l’export de l’application métier si nécessaire. 

Modèle de données avec Web-delib pour le CD93

Modèle de données avec A.I.R.S. Délib pour la Ville de Lille

Fonctionnalités de recherche

Afin de faciliter la consultation des actes, le module inclut des formulaires de recherche avancée, permettant de retrouver les documents en croisant les critères de recherche.

Formulaire de recherche avancée avec A.I.R.S. Délib pour la Ville de Lille

Formulaire de recherche avancées avec Web-delib pour le CD93

Pour permettre une mise à disposition des actes à un public plus large que les utilisateurs de la GED, des interfaces de recherche et de consultation externes sont aussi disponibles dans le module. Elles permettent d’ouvrir la consultation des actes sur un intranet ou un site internet par exemple. 

Interfaces de recherche et de consultation externes 

Dématérialiser la mention exécutoire

Le Conseil Départemental de Seine-Saint-Denis a complété le module d’import des actes avec des fonctionnalités qui permettent de certifier le caractères exécutoire des actes. Ainsi, la gestion complète des actes s’effectue de manière dématérialisée, sans avoir recours à une rematérialisation papier, depuis début 2017. 

Les dates permettant de certifier le caractère exécutoire des actes sont saisies en GED : date d’affichage et/ou date de notification, plus date de mention exécutoire. 

Interface de saisie des dates pour la mention exécutoire

Des documents sont générés avec les dates saisies, puis envoyés dans le iParapheur pour y être signés électroniquement par les personnes habilités. 

Une fois signés, ces documents reviennent automatiquement dans Alfresco pour être stockés avec les documents de l’acte. 

Documents signés comportant les dates de la mention exécutoire pour une délibération

Ces dates sont également enregistrées dans les métadonnées de l’acte pour que tout utilisateur consultant la délibération puisse savoir si elle a été rendue exécutoire ou non. 

Métadonnées de la mention exécutoire enregistrées sur une délibération

Des règles de contrôles métier permettent de sécuriser le processus : 

  • il n’est pas possible de saisir des dates si l’accusé de réception du contrôle de légalité n’est pas présent en GED
  • des règles de contrôles sont présentes sur la saisie des dates : par exemple il est obligatoire d’avoir au moins une date d’affichage signée pour pouvoir certifier une date de mention exécutoire. 

Une fonctionnalité d’envoi de courriel permet également de notifier les services que les actes les concernant ont été rendus exécutoires (modèle de courriel avis pour exécution) ou de leur demander des informations complémentaires avant de signer la mention (modèle de courriel avis pour notification). 

Formulaire d’envoi d’un courriel