Le service fait au Conseil Départemental de Seine-Saint-Denis : la suite du projet Espace comptable

Points-clé

  • Une chaîne de numérisation avec RAD/LAD pour l’acquisition de la facture qui permet de récupérer les informations de la facture
  • Des fonctionnalités d’aide à la saisie pour améliorer le travail de l’utilisateur et la qualité comptable
  • Un connecteur avec le portail Chorus Pro pour récupérer les factures

Une première version du service fait dématérialisé a été mise en place au Département de Seine-Saint-Denis à l’automne 2015. Cette première phase faisait intervenir l’outil de gestion de courrier du CD93 pour la phase d’acquisition et de validation de la facture, avant qu’elle soit exportée dans la GED Alfresco. Le processus a été optimisé lors d’une deuxième phase qui rajoute une chaîne de numérisation avec RAD/LAD pour l’acquisition des documents et transfère la totalité du circuit de validation du service fait dans la GED Alfresco.

 


Lire aussi le Cas d'Utilisation "La dématérialisation de la chaîne comptable du Conseil Départemental de Seine-Saint-Denis (CD93) avec la GED Alfresco"

 

Acquisition des factures

La chaîne de numérisation se base sur la technologie Kofax. Elle intègre les flux papier et mail des factures pour les faire passer dans des outils de RAD/LAD (Reconnaissance automatique de documents/Lecture automatique de documents) pour en extraire des informations comme le fournisseur, le numéro de la facture, les montants… Ces informations sont ensuite récupérées en GED pour alimenter les métadonnées de la facture. La chaîne de capture est articulée autour d’une architecture centralisée (numérisation) et répartie (vidéocodage réalisé par les agents comptables).

 

La GED est aussi interfacée avec le portail Chorus Pro grâce à un connecteur qui permet de récupérer automatiquement les factures qui y sont déposées et de les intégrer en GED et dans le circuit de service fait. Lire le billet de blog Intégrer les factures dématérialisées dans son SI : un connecteur entre Chorus Pro et la GED Alfresco

Des fonctionnalités pensées pour faciliter le travail de l’utilisateur

Par rapport à la première version, les étapes du circuit de certification du service fait n’ont pas changé.

Par contre, le processus s’est enrichi de fonctionnalités destinées à améliorer l’expérience de l’utilisateur, notamment sur toutes les phases de saisie d’information dans les formulaires.

  • Affichage de la facture en regard du formulaire du workflow

  • Pré-remplissage des champs du formulaire avec les informations récupérées depuis le flux d’entrée

  • Liste de propositions dynamique pour la saisie du numéro d’engagement. Les valeurs remontées correspondent aux engagements actifs et référencés dans la base de données de la gestion financière.
  • La saisie du numéro d’engagement complète automatiquement les données du tiers, du marché, de la commande grâce à la connexion à la base de données de la gestion financière

  • Ajout de pièces complémentaires : suggestion de documents portant les mêmes métadonnées que la facture (numéro de marché, tiers, numéro d’engagement)

  • Contrôle sur la date de service fait saisie qui doit être inférieure à la date de la facture

Le service fait utilise le tableau de pilotage pour aider les comptables et les agents attesteurs et certificateurs à retrouver la liste de leurs factures à traiter.

Un déploiement progressif

Cette nouvelle version du service fait a été mise en production en plusieurs phases : une première phase avec quatre directions pilotes en septembre 2016 pour permettre de roder le dispositif. Elle a ensuite été déployée à toutes les directions du Département en mars 2017.

La prochaine version du service fait au CD93 utilisera les webservices de la gestion financière Grand Angle pour permettre la création automatique de lignes de liquidations dans la gestion financière, à partir des informations disponibles en GED après la certification du service fait, ainsi que le rattachement automatique de la facture à la liquidation.