La GED transverse Alfresco pour les établissements de santé

ou la dématérialisation documentaire pour l’amélioration de vos processus via des modules packagés pour les ETS: GED Qualité, (...)

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La Gestion Électronique de Documents (GED) : pour répondre aux exigences de qualité et de sécurité des soins en milieu hospitalier... mais pas uniquement.

En tant que gestionnaire, responsable qualité ou informatique d’un établissement de santé, vos missions vous amènent à devoir mettre en place des procédures et des outils pour améliorer l’accès à l’information des personnels, favoriser les bonnes pratiques mais aussi optimiser la création, la gestion et la diffusion de documents dans de nombreux domaines métier :

  • qualité, sécurité des soins
  • formation
  • finances
  • RH
  • contentieux
  • actes et décisions
  • (...)

La solution GED ALFRESCO permet d’adresser des réponses efficaces à vos problématiques, c’est ainsi qu’ATOL Conseils & Développements en tant que partenaire Platinum et contributeur ALFRESCO et fort de sa connaissance du contexte métier des établissements de santé, a développé une offre de services et des modules spécifiques pour répondre à tous les défis qui se présentent à vous, dans le respect des normes imposées par la v2014 et l’HAS.

La mise en oeuvre d’une solution de GED et workflow permet l’optimisation des processus au service des agents:

De nombreux documents à gérer, un cadre réglementaire et des activités diversifiées.

Des documents produits et transmis par des tiers, par les agents, par les applications

Des documents qui rentrent souvent dans le cadre de la gestion de l’instruction d’un dossier

Des besoins de partage et de collaboration pour le traitement des dossiers

Des besoins d'archivage, de recherche et consultation

Gestion du cycle de vie des documents

Diffusion de certains contenus

La GED Alfresco: performante, intuitive, transverse

Partenaires depuis 2006, nous participons chez ATOL C&D à l’évolution d’Alfresco dans le contexte du secteur public.

Alfresco est un moteur de GED et de Workflow Open Source permettant l’automatisation des processus documentaires: créer, valider, diffuser et accéder numériquement aux documents.

Dotée d’interfaces intuitives facilitant l’adhésion des utilisateurs, elle est largement répandue dans les collectivités pour sa transversalité. Alfresco s’intègre à votre SI et est interopérable avec vos applications métier.

Le paramétrage de la GED doit permettre l'optimisation et la motorisation des processus afin d’améliorer le niveau de service :

Définition des plans de classement et typologie des documents

Dossiers métiers, workflow pour la gestion de l’instruction

Tableaux de pilotages de vos processus

Règles de gestion de contenu, contrôle documentaire

Intégration applicative (de nombreux documents sont produits par des applications métiers et celles-ci doivent également prendre en compte des documents au sein de leurs processus métiers).

Gestion du cycle de vie jusqu’à l’archivage.

La mise en œuvre d'une plate-forme transverse permet de disposer d'un socle pour le support des processus métier tout en capitalisant sur l'administration d'une seule solution de GED.

Notre expéricence et de nombreuses études mettent en avant l’importance du retour sur investissement lié à la mise en œuvre de solution de GED à l’instar de système de fichiers classique (temps perdu à rechercher des documents, processus documentaire non intégré...).

La majorité des services générant ou devant gérer des documents sont concernés par la GED et adressables via nos modules issus de nos retours d'expériences :

  • GED Qualité en conformité avec le référentiel HAS
  • Gestion comptable: factures et PJ PES V2
  • Signature électronique
  • Dossiers RH
  • Interopérabilité avec vos applications métier grâce à nos échanges avec des éditeurs majeurs tels que le GIP CPage
  • (...)

La GED Qualité conforme au référentiel HAS pour les établissements de Santé

ATOL C&D, fort d’une équipe de près de 80 personnes dont 25 dédiées au pôle GED-ECM Alfresco, dispose d’une expérience et de collaborateurs expérimentés sur les besoins du secteur hospitalier, notamment pour la qualité.

Axé sur le service et la réponse personnalisée à vos besoins métier; nous avons développé une offre spécifique aux établissements de santé intégrant les modules nécessaires à votre activité.

Un cas d’usage: le module GED Qualité GH-SMQ, développé en collaboration avec l’APHP

L’objectif:

  1. améliorer la sécurité des soins par l’accès aux documents et procédures qualité
  2. l’évaluation des pratiques via la mobilisation des documents avec les interlocuteurs.

 

 

Adéquation
entre la documentation validée au plan institutionnel et celle en place dans les services de soins : documentation accessible.

 

 

Centralisation
des documents à caractère politique regroupant les données clés attendues par les experts visiteurs.

Certification HAS v2014: Facilite les audits de processus avec les pilotes & sur le terrain.

La solution mise en place permet d’apporter les fonctionnalités pour sécuriser et gérer votre fonds documentaire :

  • normalisation des documents
  • sécurisation des originaux (version éditable, version pdf pour diffusion…)
  • méta données et indexation/ recherche optimisée
  • classement des documents construit sur les 21 thématiques (et critères) du référentiel de la certification HAS
  • contrôle documentaire : cartouche en lien avec les méta données

 

La plateforme s'appuie sur la solution Alfresco qui répond aux besoins d'une GED GH :

  • Interface simple d’accès aux documents,
  • Centralisation de l’information : stockage des documents dans un entrepôt sécurisé,
  • Création, modification, transfert depuis les outils bureautiques OFFICE,
  • Organisation des documents dans le plan de classement avec indexation automatique des documents,
  • Gestion des versions et conservation de l’historique des actions,
  • Moteur de recherche performant,
  • Administration / gestion des droits d’accès,
  • Espaces collaboratifs.

 

Gestion du cycle de vie des documents

Un module de consultation pour faciliter l’accès au référentiels
Un module de consultation pour faciliter l’accès au référentiels
Des outils de gestion pour les référents qualités
Des outils de gestion pour les référents qualités (tableau de pilotage, suivi des maj, alertes, notifications…)

Une offre réplicable à votre établissement:

Le système de GED GH-SMQ repose sur la version Alfresco One avec des modules SMQ ajoutés qui permettent une gestion spécialisée des contenus de la gestion documentaire des SMQ des GH. Concernant la documentation Qualité, deux types d'interface Utilisateur ont été implémentées :

  1. Alfresco Share : Une interface de gestion des documents SMQ à destination des acteurs de la production de documents Qualité
  2. Application HTML5 : Une interface de consultation des documents SMQ approuvés et applicable à destination de l'ensemble des professionnels des groupements hospitaliers (agents, intérimaires, ...)

Pour aller plus loin...

Documentation Etablissements de Santé

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