Alfresco : la solution de GED pour les collectivités

Gestion électronique de documents, espaces collaboratifs, workflows, de nombreuses API et des capacités d'intégration applicative font d'Alfresco une solution majeure pour les collectivités

Au-delà de nos expertises, Atol CD propose de nombreux retours d'expériences en terme de déploiement d'Alfresco pour des collectivités et nous avons abordés de nombreuses thématiques dans ce cadre.

Nous proposons de nombreux modules packagés pour faciliter la mise en oeuvre de vos projets et réduire la charge et les délais d'intégration.

  • Délibérations
  • Pièces justificatives PES V2 (gestion des bons de commande, validation factures...)
  • Action sociale
  • Dossiers de travail Direction, Services
  • Espaces projet, espaces collaboratifs
  • Connecteur parapheur
  • Intégration à la chaine de numérisation
  • Prise en comptes de contraintes propres à l'archivage (DUA, sort final, SEDA...)
  • Interfaces web et mobiles...

Une GED Transverse

Compte tenu de la volumétrie des documents à gérer par la collectivité et des limites atteintes par les systèmes de fichiers, la mise en œuvre d'une gestion électronique de documents présente une valeur ajoutée pour ses agents et l'exercice de leurs missions.

  • Indexation et recherche
  • Support aux processus documentaires : capacité d'introduire des éléments de normalisations (plan de classement, propriétés des documents) et la gestion du cycle de vie des documents jusqu'à l'archivage 
  • Intégration avec les applications
  • Collaboration
  • Gestion des droits, délégation...

Les capacités d'Alfresco permettent de capitaliser sur une solution pour l'intégration des différents besoins métiers !

 

 

La mise en œuvre d'une plate-forme transverse permet de disposer d'un socle pour le support des processus métier tout en capitalisant sur l'administration d'une seule solution de GED.

La mise en œuvre d'une solution de GED transverse implique une conduite du changement (impact sur les process métier), et compte tenu de l'étendue des missions des collectivités, une démarche progressive est pertinente pour l'intégration d'Alfresco au sein du SI. La démarche doit s'accompagner d'une appropriation qui permettra également de tirer parti de la solution de GED avec les possibilités d'intégration applicative offertes.

La GED vient compléter les applications métier et à vocation à apporter des services qui ne seraient pas rendu par l'application, ou à améliorer le fonctionnement afin d'optimiser la gestion de l'information.De nombreuses études mettent en avant les retours sur investissement liés à la mise en œuvre de solution de GED au détriment des système de fichier classique.

La réalisation d'un projet GED doit cibler les processus à valeur ajoutée pour les utilisateurs : cibler les thématiques et fonctions à traiter au regard des services rendus à l'utilisateur final.

Afin d'optimiser le services rendus, l'analyse et les études en terme d'organisation de l'information et de modélisation doivent permettre de : 

  • Limiter les contributions, "l'effort" des utilisateurs en terme d'informations complémentaires à renseigner
  • Optimiser la valeur ajoutée pour ces mêmes utilisateurs (ils peuvent être informé en amont des dossiers qui les concernent, disposer d'outil pour la gestion de leurs travaux, certaines tâches sont simplifiées, l'accès et le partage de l'information est amélioré...)

GED transverse, parapheur transverse

L'association d'un parapheur électronique à la gestion électronique de documents présente une forte valeur ajoutée pour les processus documentaires des collectivités.

Atol CD a mis en oeuvre et maintien un connecteur avec la solution iParapheur Adullact Projet.

La philosophie retenue pour ce connecteur est de proposer des interfaces adaptées aux contextes de travail des utilisateurs. L'utilisateur qui gère ses dossiers, documents, manipule seulement l'interface de GED, le signataire visualise l'ensemble de ses flux à signer dans le parapheur (un courrier issu de la GED, un flux PES issu d'une gestion financière...).

Une vidéo de démonstration est disponible sur notre chaine Youtube !

Les démarches de dématérialisation mise en œuvre nécessitent de prendre en compte le cycle de vie du document jusqu'à son archivage.

L'intégration d'un socle de GED permet de préparer la prise en compte des problématiques liées à l'archivage avec par exemple l'enrichissement des propriétés des contenus : DUA, Sort final (fixés selon les types de contenus)...