La dématérialisation de la chaîne comptable du Conseil Départemental de Seine-Saint-Denis (CD93) avec la GED Alfresco le projet Espace comptable

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Points clés

  • WF de service fait dématérialisé et standardisé
  • Contrôles de cohérence avec les référentiels de la gestion financière Grand Angle de CGI (tiers, marchés)
  • Constitution de dossier structurés pour les agents
  • Tableaux de pilotage pour le suivi
  • Recherche et accès rapide aux factures

Le Conseil Départemental de Seine-Saint-Denis (CD93) a signé, début 2015, avec ATOL Conseils et Développements un contrat cadre pour une durée de 4 ans.

Nos équipes avait en 2010 réalisé l’intégration d’Alfresco au sein du SI du Conseil Départemental dans le cadre d’un premier forfait. Les projets ultérieurs avaient été traités par un tiers par le biais d’un contrat cadre existant couvrant l’ensemble du SI. L’attribution du nouveau marché à notre société coïncide avec la volonté de consolider le socle de GED transverse déployé et de re-dynamiser le projet de dématérialisation.


Ainsi après une première étape nécessaire, pour réorganiser et sécuriser la plateforme, le Conseil Départemental a souhaité développer des services métiers à valeur ajoutée pour capitaliser sur la solution au service de ses processus.

La première étape (mise en production en avril) a ainsi nécessité de reprendre les différents développements, prototypes qui avaient été livrés, afin de les normaliser, de les industrialiser et de les déployer sur le socle GED transverse (Bibliothèque Numérique de Référence, actes administratifs, ...).

La deuxième étape a été de mettre en place des espaces opérationnels métiers pour dématérialiser les documents et processus. Elle s’est concrétisée avec la mise en production du projet Espace comptable pour la dématérialisation des factures et autres pièces justificatives comptables.

De plus, notre collaboration s’effectue autour d’autres thématiques très porteuses, telles quele Record Management (RM) et archivage, et l’étude et la réalisation d’un prototype ESB (Enterprise Service Bus).

Focus sur la dématérialisation des pièces justificatives PES V2 et du service fait des factures.

Dans le cadre de son contrat, le CD93 a pour objectif la dématérialisation complète de ses documents comptables. Le Conseil Départemental souhaite capitaliser sur sa GED transverse Alfresco pour la dématérialisation des pjs du PESv2. Ce projet nommé Espace comptable se concrétise aujourd’hui avec une première phase pour la dématérialisation du traitement des factures.

Les enjeux :

  • Homogénéisation des standards de traitement des factures

    • Simplification des procédures internes de mandatement
    • Tout en préservant les acquis de l’organisation comptable actuelle
    • Possibilité d’échanges d’expérience accrue

  • Amélioration de la qualité comptable

    • Réduction de la volumétrie et de la manipulation des document papiers
    • Moins de manipulations = plus de temps pour la vérification et les contrôles

  • Réduction des délais de paiement
  • Sécurisation des échanges

    • Entre toutes les parties de la chaîne comptable : directions du Département, DBFCG, Pairie départementale et Chambre Régionale des Comptes

  • Faciliter l’archivage

    • Accès aux factures archivées pour tous les agents comptables

Pour cette première phase le Conseil Départemental a souhaité utiliser la solution de gestion de courrier en place pour la phase d’acquisition et validation du flux de factures entrant.

Dans une deuxième phase, le processus sera optimisé

  • en intégrant une chaine de numérisation qui simplifiera l’acquisition des informations de base
  • et en capitalisant sur les fonctions GED et Workflow d’Alfresco pour le cycle de validation du service fait.

Le Conseil Départemental utilise la gestion financière Grand Angle de CGI avec le connecteur Gda/Alfresco qui permet le rattachement de la pièce comptable stockée en GED

Schéma cible (en cours)

Processus de traitement et dossiers ont été intégrés dans un site Alfresco Share afin de pouvoir adapter des modules de tableaux de bord au contexte métier




Recherche de factures

  • Possibilité de croiser les critères de recherche
  • Jokers pour la recherche
  • Les résultats s’affichent en dessous des critères de recherche
  • Les critères de recherche sont conservés tant que personne ne relance une nouvelle recherche




Factures à traiter

  • Mise à jour immédiate à l’arrivée d’une facture
  • Une fois traitée, la facture disparaît
  • Respecte les droits d’accès par direction
  • Filtre : facture à liquider ou facture à traiter
  • Nom et vignettes cliquables, qui renvoient sur la page de visualisation de la facture

Propriétés de la facture :

  • Les informations saisies de la qualification de la pièce dans la gestion de courrier (par la suite issue de la numérisation et du traitement LAD / RAD sont ajoutées dans Alfresco en tant que propriétés de la facture
  • Les agents comptables peuvent éditer et compléter certaines informations



Plan de classement :

  • Les factures sont organisées par direction. Chaque direction ne voit que ses propres factures.
  • Les factures sont rangées dans le dossier SUIVI FINANCIER selon leur statut
  • Les factures sont classées automatiquement à leur arrivée en GED à partir de leurs propriétés
  • Si le dossier de la facture n’existe pas encore, il est créé automatiquement

La facture est rattachée à la liquidation dans Grand Angle.

 

 

Quand une facture est rattachées à une liquidation, Grand Angle ajoute des informations supplémentaires dans les propriétés de la facture.

L’ajout de ces informations déclenche le changement de statut de la facture : facture liquidée.

Le traitement des pièces coté Alfresco intègre également :

  • Les contrôles de cohérence des informations de la facture par rapport aux référentiels Grand Angle (Web services fournis par Grand Angle)
  • La transformation de la facture en PDFa
  • La gestion fine des droits au niveau des dossiers et des factures :

    • groupes et permissions adaptés aux rôles métiers intervenant sur les factures
    • applications automatique des permissions dès l’entrée des factures en GED

  • les mécanismes de gestion des cas d’erreur : mauvais classement, propriétés erronées…

    • déclaration des cas d’erreur par les agents opérationnels
    • correction des erreur par des responsables métiers

La mise en oeuvre d’un dossier de suivi d'exécution par marché permettra à terme la gestion de l’ensemble des pièces nécessaires pour l’agent (commandes....). Ce dossier contextuel permet à l’agent de bénéficier des fonctions GED (version, notification, commentaire) pour la gestion des documents et d’y rassembler l’ensemble des pièces nécessaire à la gestion et aux validations (même si toutes ne sont pas transmises).

Le workflow de service fait en cours d’implémentation en GED permet de bénéficier de l’ensemble des services de la plateforme pour optimiser ce processus : besoin de consultation du dossier, constitution de l’enveloppe (plusieurs pièces)... mise à jour dynamique des méta données...

 

Connecteur Alfresco / Grand Angle

Grand Angle dispose d’un connecteur avec la GED Alfresco lui permettant d’accéder aux espaces de stockage d’Alfresco pour déposer ou récupérer un document, directement depuis l’interface de Grand Angle.

Côté GED, l’interaction avec Grand Angle se matérialise par :

  • l’intégration des propriétés fournies par Grand Angle dans les métadonnées de la facture
  • la mise en place de règles d’exploitation pour gérer le cycle de vie de la facture en fonctions d’actions de Grand Angle (via la modification des propriétés).

Record Management (RM) & Arvichage

(en cours de développement)

Ce projet se base sur le module Alfresco dédié à l’archivage numérique des documents. Il se définit comme une brique additionnelle permettant l’ajout de fonctionnalités spécifiques à l’archivage (ajout de métadonnées, d’actions, de règles de gestions pour l’archivage des dossiers et documents). AtolCD intervient pour aider le CD93 dans les paramétrages du module et pour développer des fonctionnalités complémentaires afin de couvrir l’ensemble des besoins spécifiques d’archivage. Actuellement en cours de développement, sa mise en production est planifiée pour le 1er trimestre 2016.