Contexte
Météo France est certifiée ISO9001 depuis février 2006. Le système repose sur des directions centrales et territoriales ayant un SMQ (appelé SMQ local) et un système national basé, actuellement, sur 20 processus nationaux assurant le pilotage et la cohérence d’ensemble. Coexistent ainsi au final 16 systèmes disposant chacun d’une documentation à gérer.
Une procédure appliquée dans tout l’établissement permet au système documentaire de rester cohérent. Cette procédure s’appuie en particulier sur une typologie de document et un système de référencement. Les documents sont rédigés à partir d'une filière bureautique et suivent ensuite un circuit de validation, pour aboutir à la version approuvée pour laquelle la version électronique est déposée sur un point accessible via l'intranet.
Chaque SMQ a ainsi construit sa documentation et s’est doté d’outils permettant de gérer ses propres documents. D'un point de vue globale, la gestion documentaire qui découle des 16 systèmes actuels répondait imparfaitement aux besoins de l’Établissement :
- La documentation applicable était accessible tant que l'on restait dans un seul système (SMQ), et que l'on savait où chercher. En revanche, passer d'un système documentaire à un autre n'était pas simple.
- Les outils qui étaient en place étaient peu efficaces en terme de recherche: les seules recherches possibles par mots-clés portaient sur le titre des documents, et ne tenaient pas compte des différents sujets abordés dans le texte, en complément ou en application du sujet principal
- Pour résumer la situation, la gestion documentaire a été pensée « maîtrise du classement des documents » mais pas en fonction de l’utilisateur final qui sans connaissance du plan de classement ne pouvait pas trouver facilement le document recherché.
Les champs documentaires concernés par la mise en œuvre de nouvelle gestion électronique de documents sont :
Les documents des Systèmes de Management de la Qualité de Météo-France
Les documents externes considérés sensibles pour les SMQ de Météo France
Les documents à diffusion restreinte
Certains comptes-rendus (considérés généralement comme un document de type enregistrement voir description document des SMQ)
Certains documents contenant des informations à partager au sein d’un réseau (exemple : réseau des correspondants Aéro, réseau RH, réseau des formateurs).
Rappel des besoins
L'expression des besoins a fait ressortir les attentes suivantes :
- Permettre à tout agent de Météo-France de consulter un document considéré «applicable» et non confidentiels (quel que soit le système de management de la qualité associé à ce document) dans un mode de fonctionnement « anonyme ».
- Fournir un «moteur de recherche» efficace facilitant l’accès aux documents à partir d’une série de critères (à définir), intégrant des mots-clés et de la recherche plein texte.
- Permettre à un certain nombre d’agents de Météo-France de définir, modifier le plan de classement et les critères de recherche et métadonnées associées aux documents.
- Permettre à un nombre d’agents identifiés au sein de Météo-France de «déposer» les documents, considérés «applicables» et non confidentiels parmi les différents systèmes de management de la qualité de Météo-France, afin de les rendre accessibles à tout agent de Météo-France (entendre déposer comme mettre en ligne, renseigner des métadonnés, lier des documents entre eux, etc.)
- Permettre à un certain nombre d’agents d’accéder à des documents considérés « à diffusion restreinte ou confidentielle » (ne pas comprendre confidentiel au sens de la Défense, mais au sens confidentiel commercial, stratégique, personnel….).
- Permettre à un certain nombre d’agents de Météo-France de « déposer » les documents considérés «diffusion restreinte » ou « confidentiel».
- Transférer les documents considérés périmés vers un espace d’«archivage » et pouvoir y accéder pendant une durée de 5 ans.
- Accepter des documents de formats divers (essentiellement filière bureautique monde MS ou open). Le tout au travers d’une interface web.
- Permettre un travail collaboratif lors de l’élaboration d’un document, basé sur un ensemble d’outils (à détailler par le prestataire) accessibles à une communauté d’utilisateurs préalablement définie (localement dans la solution ou dans un référentiel externe).
Solution proposée par Atol C&D
Notre offre concerne l'intégration de la solution Alfresco ECM version Enterprise et la réalisation des prestations suivantes :
- Configuration, installation et mise en œuvre de l'application.
- Intégration au Système d'Information de Météo France.
- Thème graphique
- Mise en place du plan de classement des documents.
- Modélisation des données descriptives (date de validité, gestionnaire responsable, type de document, processus de rattachementetc.).
- Workflow pour circuit de rédaction et validation.
- Mécanisme de montée de version avec mise à jour des documents de référence et gestion d'une date de mise en application
- Création d'une interface dédiée à la gestion des habilitations (droits attribués en fonction de la portée des documents et de leur processus d'appartenance)
- Modification des propriétés affichées dans les résultats de recherche
- Mise en place d'un système d'héritage des propriétés en fonction de l'emplacement dans le plan de classement.
- Ajout de critères de tri dans les résultats de recherche
- Formation des administrateurs fonctionnels et techniques.
- Assistance et support.
Pour résumer, l’application visée devait permettre aux différents utilisateurs, selon leurs droits, via une interface WEB, de déposer, référencer, rechercher, consulter et télécharger des supports de natures diverses.
Une gestion de workflows a été mise en place afin de faciliter les processus de rédaction et validation des documents faisant référence une fois stockés.