Par exemple, la GED GH-SMQ répond aux objectifs des visites de certification en permettant aux experts-visiteurs de connaître les modalités d’accès à la documentation informatisée et de prendre connaissance de la gestion documentaire.
En effet, la V2014 ambitionne d’évaluer la réalité des pratiques. A ce titre, les experts-visiteurs mobilisent les documents avec leurs interlocuteurs lors des séquences d’investigations.
Les pilotes de la thématique présentent les documents à caractère politique.
L'expert-visiteur procède en leur présence, et le plus souvent guidé par eux, à la recherche des données clés attendues.
Les responsables indiquent également les documents opérationnels qui ont cours dans l’établissement.
Lors des vérifications sur le terrain, les équipes sont invitées à présenter les documents opérationnels en leur possession.
La correspondance entre la documentation validée au plan institutionnel et celle en place dans les services est relevée.
La consultation documentaire lors de la rencontre avec le pilote de processus permet de s’assurer de l’existence d’une définition de la politique, de l’évaluation du fonctionnement et de la mise en place des actions d’amélioration et son évaluation.
La pérennité et l’efficacité du système sont évaluées lors des investigations terrain des audits de processus. L’expert-visiteur vérifie que les documents y sont accessibles et opérationnels.
La gestion électronique de documents du système de management de la qualité repose sur un système d'entrepôt documentaire multi-GH qui adresse les problématiques de référentiel des documents SMQ et de gestion collaborative du cycle de vie de ces documents.
Le schéma suivant présente la typologie documentaire gérée par la solution mis en place
La solution GED GH-SMQ
La plateforme mise en place s'appuie sur la solution Alfresco qui répond aux besoins d'une GED GH :
- Interface simple d’accès aux documents,
- Centralisation de l’information : stockage des documents dans un entrepôt sécurisé,
- Création, modification, transfert depuis les outils bureautiques OFFICE,
- Organisation des documents dans le plan de classement avec indexation automatique des documents,
- Gestion des versions et conservation de l’historique des actions,
- Moteur de recherche performant,
- Administration / gestion des droits d’accès,
- Espaces collaboratifs.
Le système de GED GH-SMQ repose sur la version Alfresco One v5.0 avec des modules SMQ ajoutés qui permettent une gestion spécialisée des contenus de la gestion documentaire des SMQ des GH. Concernant la documentation Qualité, deux types d'interface Utilisateur ont été implémentées :
- Alfresco Share : Une interface de gestion des documents SMQ à destination des différents acteurs de la production de documents Qualité.
- Application HTML5 : Une interface de consultation des documents SMQ approuvés et applicable à destination de l'ensemble des professionnels des groupements hospitaliers (agents, intérimaires, ...)
L'application web Alfresco Share possède une interface riche et simple d'utilisation avec la notion de site SMQ doté d'extensions et d'adaptations pour répondre aux spécificités fonctionnelles de gestion de documents d'un SMQ.
Le module SMQ ajoute des fonctions à destination aux producteurs de documents SMQ. Ces fonctions sont disponibles en fonction des profils de l'utilisateur dans l'interface graphique d'un site typé SMQ.
Le cycle de vie des documents est géré à l'aide du moteur Activiti avec un circuit de montée en version prédéfini et tracé. Le schéma suivant représente le cycle de vie des documents SMQ.
Le suivi du cycle de vie des documents est géré à l'aide du moteur Activiti et l'implémentation d'un tableau de pilotage
Au quotidien, les agents consultent les documents approuvés et applicables via une application html5 dédiée et simple d'utilisation.
