Il est alors facile d’imaginer le volume et la multitude de documents générés, collectés et diffusés entre les différents acteurs et bénéficiaires. Et qui dit “documents” dit “nécessité d’organisation”. C’est dans ce contexte qu’Atol CD a été sollicitée par la RE3M pour la mise en place d’une GED - Gestion Electronique de Documents, architecturée autour d’ Alfresco.
Rencontre avec Lorraine DEBRAUX, Chargée de projets SI et Thibault WALTER, Responsable service études et projets SI pour la RE3M.
Objectif : mutualiser, rationaliser et faciliter la gestion documentaire.
“Depuis la création de notre régie, plusieurs types de documents sont gérés entre nos directions, nos services et nos prestataires. Qu’il s’agisse de documents liés aux marchés publics, à l’exploitation du réseau ou à la “qualité” : notre volonté était de n’avoir qu’un seul et unique point d’entrée pour tous et ainsi faciliter la circulation des informations.” explique Lorraine DEBRAUX.
Les équipes d’Atol ont ainsi accompagné la Régie dans la construction et de sa GED en tenant compte des objectifs prioritaires établis :
- centraliser, mutualiser et rationaliser les solutions de collecte de documents,
- permettre la recherche de documents à partir d’un point d’entrée unique,
- préparer le document à l’archivage définitif.
En complément, un module de “signature électronique” a également été développé.
Focus sur la Signature électronique.
“Notre régie est physiquement présente sur différents sites montpelliérains, la “signature électronique” est donc indispensable au bon fonctionnement de notre organisation” décrit Thibault Walter. Pour répondre à cette problématique, Atol s’est appuyée sur son expertise et a orienté la Régie vers le logiciel open source de gestion de flux de documents : Pastell. Pastell permet la dématérialisation et la transmission d’informations au format électronique. A l’aide d’un connecteur : Atol a fait communiquer la GED Alfresco avec Pastell jusqu’au module de signature électronique “ i-parapheur”.
Le circuit de signature est unique et permet une circulation aisée des documents, répondant aux différents objectifs fixés par la RE3M :
- permettre le classement automatique des documents,
- sélectionner des groupes de signataires,
- suivre l'état de la signature en temps réel,
- afficher un historique du document et de son état,
- ajouter des commentaires au document,
- transmettre des métadonnées,
- gérer et personnaliser des groupes émetteurs, signataires et confidentiels.
Les perspectives d’évolution
A terme, la proposition s’enrichira d’un module “service fait”. Celui-ci intégrera les fonctionnalités nécessaires à la RE3M :
- Sélectionner le fournisseur,
- Automatiser le classement des factures importées,
- Rapprocher la facture du service et du budget concerné,
- Générer la date du service fait,
- Suivre l’état du visa du document, de l’historique et des commentaires,
- Récupérer le bordereau de visa contenant toutes les métadonnées associées,
- transmettre des métadonnées.
Atol CD saluée pour son expertise et son accompagnement :
“Nous avons particulièrement apprécié le regard d’Atol sur notre projet. En cohérence avec notre cahier des charges, Atol a su développer et adapter les solutions fonctionnelles dont nous avions besoin. Les équipes étaient disponibles et à l’écoute : leur expertise a été précieuse pour ce projet hautement collaboratif” concluent Lorraine Debraux et Thibault Walter.