Montpellier Méditerranée Métropole : module d'indexation et passation de marchés

Publié le 27 avril 2017
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Montpellier Méditerranée Métropole a renouvelé sa confiance à nos équipes ECM avec la commande d'intégration d'une passation des marchés au sein d'Alfresco. La communauté d'agglomération avait sollicité Atol CD pour le déploiement d'un module d'indexation en 2015 dans le cadre du suivi d'exécution des marchés.

Cette fonctionnalité permet aux agents d'indexer des documents via une interface de saisie directement dans Alfresco. Cette solution est bien entendu dépendante des choix tant d'organisation que des volumétries de documents à traiter.

Un exemple de process d'indexation assistée : l’exécution budgétaire

  • Les pièces de marchés (pièces de marché, acte, bon de commande, factures…) sont déposées par les outils de numérisation dans un « SAS » par direction 
  • L’agent en charge de qualifier les documents numérisés au sein de la direction choisit le SAS concerné depuis l’interface d’indexation et sélectionne un pli à traiter
  • Les documents sont visualisés directement dans cette interface.
  • l’agent est alors invité à (personnalisable) :
    • Déterminer le type de document 
    • Vérifier la direction concernée
    • saisir le tiers (fournisseurs) en accés à la base de la gestion financière
    • saisir le numéro d’engagement 
    • saisir le numéro de marché
  • le document portant toutes ces métadonnées est ensuite enregistré dans le dossier correspondant au bon marché et à son type. 

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