GEC - Gestion électronique de courrier

Atol CD accompagne depuis plus de 20 ans ses clients dans leurs stratégies de dématérialisation : GED, ECM, workflows, capture multicanale, portail citoyen et automatisation des processus.  La mise en œuvre d’une solution de Gestion Électronique de Courrier [GEC] avec Maarch Courrier, intégrable facilement dans votre système d'information, vient en parfait complément de notre offre existante et permet de tendre vers le 100% dématérialisé. 

Les enjeux pour nos clients

Diffusion de l’information au plus grand nombre

  • plusieurs services en charge du processus de réponse - courrier destinataire + copie pour information
  • éviter les photocopies papier et circuits de distribution physiques
  • plusieurs services basés sur des secteurs géographiques différents

Rapidité de mise à disposition et de traitement

  • accélérer l’étape de collecte et de diffusion interne du courrier
  • optimiser le processus de traitement du courrier

Supervision et traçabilité des traitements

  • apporter une visibilité de l’état d’avancement des courriers reçus et à traiter
  • suivre et alerter si les temps de traitements sont trop longs
  • aider au respect des référentiels qualité (secteur public - Charte Marianne et Qualiville)

Amélioration du service rendu

  • apporter une réponse appropriée dans les délais
  • optimiser le travail entre collègues et avec les partenaires - confort de travail
  • aider à assurer la continuité de service

Sécurité et réglementation 

  • intégrer des visas entre les intervenants de chaque étape du processus
  • apposer une signature électronique pour éviter la re-matérialisation
     

Les grandes fonctions d'une GEC / fonctionnalités indispensables

Acquisition

  • Versement direct
  • Numérisation du flux papier en conformité avec la norme NF 42-026 (copie fidèle)
  • Numérisation unitaire et en masse (reconnaissance de code-barre)
  • Connecteurs d’imports depuis GED ou GRC
  • OCR pour une recherche plein-texte

Instruction

  • Enregistrement et affectation des courriers aux services traitants
  • La délégation en cascade, manuelle ou automatique
  • Envoi de notifications aux parties
  • Éditeur intégré (OnlyOffice)
  • Circuits d’avis
  • Visa et signature avec votre parapheur
  • Supervision des flux entrants

Réponse

  • AR modélisés ou manuels
  • Prise en compte du SVA/SVR
  • Envoi de courriels
  • Envoi des courriers vers d’autres applications (métiers, GED)
  • Impression (envoi pour mise sous pli, norme Z10-011
  • Envoi postal dématérialisé (API Maileva)
     

A propos de Maarch Courrier

Maarch Courrier est un logiciel de gestion électronique de courrier (GEC) gérant à la fois le courrier physique et numérique : de l’acquisition du courrier à l’expédition d’une réponse formellement signée. La solution la plus complète du marché !
Opérant dans le libre depuis 2006, et primé Acteur Open source  au Paris Open Source Summit.


L'accompagnement Atol CD

Atol CD dispose d’une équipe d’experts spécialistes des process de dématérialisation Capture, RPA, GEC, en mesure de vous accompagner dans la mise en œuvre de votre solution de GEC : installation, paramétrage, ... Je souhaite être recontacté(e)


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