Dématérialisation - Gestion électronique de courrier / GEC

Les enjeux pour nos clients

1. Assurer la continuité d’activité dans des organisations multi-sites
   • Dématérialiser l’accès au courrier et son traitement, notamment en contexte de télétravail 
   • Faciliter la diffusion de l’information au plus grand nombre
   • Outiller les organisations transverses de la gestion du courrier, y compris sur des sites géographiques différents
   • Garantir la continuité d’activité en cas d’absence
      
2. Optimiser les processus et réduire les coûts de traitement
   • Accélérer la collecte et la diffusion interne du courrier
   • Harmoniser les pratiques entre services
   • Éviter les photocopies papier et circuits de distribution physiques
   • Mettre en place l’expédition de courrier par voie électronique
      
3. Piloter et superviser le traitement du courrier et la relation aux usagers et partenaires
   • Disposer d’indicateurs en temps réel sur le stock et le flux de courrier
   • Centraliser le traitement des sollicitations multicanales (courrier papier, courriel sur boîte générique / nominative, formulaire de contact sur site web)
   • Définir des étapes de contrôle et de validation pour des courriers spécifiques
   • Identifier rapidement les points d’amélioration
      
4. Faire interagir les différents composants du système d’information
   • Déployer une stratégie multicanale grâce à l’interfaçage avec une GRU/GRC
   • Compléter le classement et le stockage documentaire grâce au lien avec une GED
   • Fluidifier le circuit de signature grâce à l’intégration d’un parapheur électronique
   • Conserver les données grâce au déversement dans un SAE
      
5. Améliorer le service rendu aux usagers et partenaires
   • Systématiser les accusés de réception
   • Uniformiser les modèles et éléments de réponse
   • Respecter les délais de traitement
   • Suivre de manière spécifique le traitement des réclamations

Notre accompagnement

Atol CD vous accompagne dans votre projet de déploiement de la solution de GEC Maarch Courrier, quel que soit votre contexte.

1. Cadrage de votre projet GEC
   • Entretiens avec l’équipe-projet et les directions (futures) utilisatrices de la solution pour recueillir les besoins
   • Analyse des processus métier et de la configuration technique
   • Construction de la feuille de route
      
2. Premier déploiement de Maarch Courrier
   • Ateliers de conception fonctionnelle
   • Ateliers de conception technique
   • Paramétrage
   • Formations Administrateur fonctionnel, Administrateur technique et Utilisateur
   • Recette et VABF
   • Mise en production et VSR
   • Maintenance et assistance
      
3. Optimisation de l’utilisation de Maarch Courrier
   • Audit du paramétrage fonctionnel et technique existant et du périmètre d’usage
   • Préconisations d’amélioration du paramétrage pour mieux répondre à vos besoins et respecter nos bonnes pratiques et celles de l’éditeur
   • Préconisations en matière de conduite du changement
   • Stabilisation de l’existant
      
4. Substitution d’une solution de GEC par Maarch Courrier
   • Etat des lieux de la solution utilisée
   • Ateliers de conception fonctionnelle
   • Ateliers de conception technique
   • Migration sur échantillon
   • Migration complète

Notre expertise nous permet également de vous conseiller et de vous accompagner dans la mise en œuvre (parallèle ou désynchronisée) de la norme NF 42-026 (copie fidèle).