Green Rating Alliance

Green Rating Alliance

Points clés

  • Processus complet de pré-initialisation de dossiers d'audit avec numéro unique
  • Processus de validation des audits
  • Modèle de données descriptive (nom du client, nom de l'auditeur, type de bâtiment audité, année d'audit, etc...)
  • Plan de classement
  • Transformation PDF en fin de processus

Lancée en mars 2011 Green Rating Alliance est une association à but non lucratif dont les membres fondateurs sont composés de leaders européens dans les domaines du conseil en investissement, de la gestion de portefeuilles immobiliers, de l'évaluation de la conformité et la certification, ... (AEW Europe, Allianz Real Estate, AXA Real Estate, GE Capital Real Estate Europe, CBRE Global Investors, Invesco, KanAm Grund, LaSalle Investment Management, Valad et Bureau Veritas).


Spécialisé dans l'amélioration de la performance des bâtiments existants, Green Rating Alliance a souhaité mettre en place des espaces documentaires pour gérer les documents d'audit de leurs clients. La GED Alfresco a été utilisée afin de servir de plateforme centrale pour l'accès des clients audités et des contrôleurs qualité.

 

Deux processus principaux ont été mis en place :

  • un workflow d'enregistrement pour les auditeurs souhaitant démarrer un audit pour le compte d'un client
  • un workflow de validation du rapport d'audit

A la fin du workflow d'enregistrement, un dossier est pré-initialisé avec les pièces nécessaires au rapport d'audit.

Lorsque le rapport d'audit est validé par le contrôleur qualité et pris en compte par le client, le dossier est déplacé dans une branche de l'arborescence pour archivage. Des "allers et retours" sont possibles tout au long du processus afin de permettre des modifications en fonction des remarques du contrôleur qualité ou du client final.

Référentiel documentaire

Le plan de classement créé permet une gestion fine de toutes les phases de l'audit. Les documents, en fonction de l'évolution du processus de validation, sont déplacés dans les divers dossiers correspondant aux étapes de l'audit.

En fin de processus, les documents finaux qui ont été validés, sont stockés avec un classement par année dans "5 - Final validation".