Portail web / interface de consultation de documents SDIS 01

Publié le 03 mars 2020

Le SDIS01 produit des documents structurants et non structurants qui ont pour vocation d’être communiqués à tous les agents. Ces documents contiennent des instructions ou informations essentielles pour l'exercice de leurs fonctions. Le SDIS a sollicité Atol CD pour la mise en oeuvre d’un dispositif permettant le dépôt des documents et leur lecture (tout en considérant que les utilisateurs ne disposent pas nécessairement d’un compte nominatif).  

Les enjeux du projet

Le projet vise ainsi à faire en sorte qu'une vingtaine de « producteurs », disposant chacun d'un compte utilisateur Alfresco, puissent déposer en GED une liste de type de documents, qui soit ensuite instantanément  mise à la disposition de l'ensemble des sapeurs-pompiers professionnels et volontaires, et qui ont besoin de trouver rapidement et le plus intuitivement possible, dans une interface de recherche conviviale, les Arrêtés, Délibération, Règlements,... dont ils ont besoin.

Solution mise en oeuvre 

Le dispositif est composé de deux outils : 

  • Un site Alfresco dans lequel la vingtaine d'agents producteurs importe puis publie les documents.
  • Un portail web via lequel tous les agents du SDIS vont pouvoir rechercher et consulter les documents provenant du site Alfresco (interface ergonomique, recherche simple et avancée, tri par facettes)

Fonctionnalités principales du site Alfresco

Un agent avec un profil de publieur veux importer et publier un document, il se rend en GED et se place dans son service via le plan de classement.

Ensuite, il clique sur le bouton “Nouveau document non structurant” (le fonctionnement est similaire pour les documents structurants)
 

Une fenêtre d’indexation s’ouvre, elle permet de renseigner des métadonnées pour le document importé. Ces métadonnées seront essentielles pour la recherche des documents dans le portail Web.

En cliquant sur “Importer et Publier” le document est instantanément transformé en PDF sur un site “miroir “ puis publié sur le portail Web.

Fonctionnalités principales du portail Web

Sur le portail Web disponible depuis l’intranet du SDIS01, les agents peuvent rechercher les documents stockés dans la GED Alfresco.

La recherche peut se faire en utilisant le champs de recherche, le moteur de recherche identique à celui de la GED, les mots saisis sont recherchés dans les métadonnées du document mais également dans leurs contenus.

Il est également possible de combiner la recherche simple à des tris sur les métadonnées proposées. D'où l’importance de bien les renseigner lorsque le document est importé en GED.
 

Une fois la recherche lancée, il est encore possible d’effectuer des tris sur les métadonnées via les cases à cocher à gauche de l’écran.

Enfin, après avoir cliqué sur le document recherché, l’agent peut le consulter directement via une visionneuse PDF intégrée, mais également télécharger le document sur son poste.

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