[Témoignage client] Ludovic Baene, projet numérisation et GED au CD33

Publié le 28 septembre 2020

Ludovic Baene est Chef de projet utilisateurs de la numérisation au sein du pôle Solidarité Autonomie du Conseil Départemental de la Gironde. Ce pôle gère le volet aide sociale auprès des personnes âgées et handicapées. Ludovic Baene est l’interface entre les agents utilisateurs des outils métiers et les services informatiques. Il coordonne les actions du service informatique et répond aux besoins des agents sur les logiciels. Dans le cadre de ses missions, il a travaillé sur la mise en place d’une GED pour l’APA - Allocation Personnalisée d'Autonomie dont le périmètre s’est étendu à l’ensemble du domaine social Personnes âgées et de la MDPH. 

“Ce projet a été pensé sur un double axe : numérisation et GED. En effet, dans un souci de déstockage des documents papiers, notre objectif était simple : épuiser le flux papier tout en permettant un système de classement efficace pour les agents. Pour cela, nous avons travaillé avec la direction informatique à un projet de numérisation de l’APA couplé avec une GED Alfresco, tout en sachant que cette GED servirait à l’APA mais serait aussi à terme transverse à l’ensemble des services et des directions du Département ainsi qu’à la MDPH. 
Aujourd’hui, nous disposons d’une seule équipe qui numérise les flux de la MDPH et du Département. Cela présente des avantages et notamment la disponibilité immédiate et multi sites des documents ainsi que leur traçabilité. Nous avons des équipes d’évaluateurs qui se déplacent sur un terrain étendu (toute la Gironde) et ce système leur permet d’accéder à l’intégralité des documents quel que soit leur site d’implantation.  
Un temps d’adaptation a été nécessaire pour les agents mais la GED est aujourd’hui un outil intégré dans leur quotidien. 

Nous avons organisé de nombreux ateliers pour définir nos métiers avec les consultant(e)s fonctionnel(le)s d’Atol CD et nous avons toujours des contacts très réguliers. La collaboration s’est très bien passée et se poursuit sur de bonnes bases. Nous avons également des échanges privilégiés avec les développeurs avec qui nous avons un fonctionnement simple : Redmine et le suivi des tickets pour le processus cadré et des échanges très amicaux par téléphone ou en visio. 

Notre challenge à venir est d’exploiter de manière plus fine les fonctionnalités de collaboration comme l'optimisation de circuits de validation."

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