Interview de :
- Alain Schaller, Responsable des projets Dossiel et e_Par@f, est à l’origine du développement de l’application e_Par@f et devenu aujourd’hui son chef de projet.
- Lila Legay, Chef de projets COLL@DOC.
- Johan Grabinski, responsable du service OAT (Outils et Architectures Transverses), intervient sur différents projets (SSO, LDAP, GED, …).
- Ahlam EL AHMAR, responsable de l’AMOA sur le projet e_Par@f à la DGE.
Quelle est l’origine du projet e_Par@f ?
Le Secrétariat Général des Ministères économiques et financiers a notamment pour rôle de proposer des solutions informatiques aux différentes directions du Ministère. Ses missions concernent 10 000 agents dans une cinquantaine de structures métiers.
En tant que Direction pilote du programme COLL@DOC, la DGE - Direction Générale des Entreprises, a intégré à son SI les différents projets du programme : OnlyOffice, e_Par@f et Documento.
L’application e_Par@f, module de Dossiel (application développée à la base pour le suivi du courrier en 2003), est née de la volonté de proposer un module complémentaire permettant la gestion du circuit de validation des documents et notes au sein de la DGE.
A quels enjeux répondait le projet e_Par@f ?
A la DGE, nous avions besoin de pouvoir dématérialiser les notes et documents et c’est dans ce cadre que nous avons commencé le projet. Dossiel disposait déjà de nombreuses fonctionnalités mais il manquait des modules, notamment l’édition collaborative.
Nous souhaitions également disposer d’une base de connaissances avec les notes et documents visibles de toutes les personnes concernées.
L’application Dossiel était très utilisée par les métiers administratifs. e_Par@f s’adresse à un profil d’utilisateurs plus large puisque l’application est utilisée par d’autres métiers, notamment les chargés de missions qui sont à l’origine des notes.
Les documents étaient en effet jusqu’alors assez cloisonnés, e_Par@f permet la mutualisation des documents et facilite ainsi leur suivi.
Quels sont les avantages / plus-values qui en découlent aujourd'hui ?
En interne, à la DGE, nous bénéficions d’une meilleure traçabilité des documents validés.
Une partie des différents niveaux hiérarchiques utilise aujourd’hui e_Par@f, notamment en raison du système de validation via le parapheur électronique mais aussi en raison du travail de simplification et d’ergonomie réalisé. e_Par@f améliore considérablement le processus de création de notes et favorise le travail collaboratif.
Le workflow a en effet été simplifié et modernisé : création du parapheur dans e_Par@f, ajout des utilisateurs, définition de la chaîne de validation avec les différents acteurs. La traçabilité des documents est améliorée dans la mesure où l’application gère le versionning et on bénéficie d’une vue en temps réel de l’état de la note ou du document (où elle se trouve, quel est son statut, quelles sont les prochaines étapes à venir avant la validation).
La connexion avec OnlyOffice permet de faire les modifications directement dans e_Par@f sans télécharger et re-uploader les documents.
On dispose également de modèles de documents pour gagner en efficacité et en temps.
e_Par@f permettra à terme d’avoir un canal unique, commun à tous pour la validation des documents.
Quel a été le rôle d'Atol CD ?
Atol CD nous a accompagné dans la définition des besoins et des fonctionnalités avec les services de la DGE.
Chaque service ou chaque sous-direction fonctionnant de manière spécifique, Atol CD nous a accompagné dans l’organisation d’ateliers pour répertorier les différents process.
Après la définition des besoins, Atol CD a également travaillé avec nos services sur l’accompagnement au changement notamment avec la création d’une “vidéo tutoriel” pour les futurs utilisateurs et par la rédaction d’un guide utilisateurs.
Nous avons par ailleurs profité de l’intégration d’OnlyOffice dans e_Par@f pour mettre à jour Dossiel et pour intégrer l’outil à notre GED Documento.
Comment s'est déroulée la collaboration avec nos équipes ?
Côté DGE, nous étions très contents, la relation était très fluide. Nous avons apprécié l’accompagnement de la consultante fonctionnelle qui est une personne très concrète et précise dans l’expression des besoins. C’est très agréable et très facile de travailler avec elle.
Disponible en accès Intranet, e_Par@f devrait bénéficier prochainement aux autres services du Ministère.