Module Alfresco : Tableau de pilotage

Points-clé

  • Un tableau de bord pour consulter et piloter les processus métier en cours
  • Gérer les tâches directement depuis le tableau de bord
  • Une vision synthétique de l’activité et de l’avancement des processus
  • Une ergonomie optimisée (accès aux tâches, retour à la liste…)

Le composant Pilotage simplifie le travail des agents et des responsables de services car il leur met à disposition une vue de l'activité en cours et à venir.


Les agents peuvent notamment :

  • Voir d'un seul coup d'oeil l'ensemble des tâches qui leur sont affectées
  • Agir sur ces tâches
  • Consulter le dossier lié
  • Consulter les processus terminés

En plus des fonctionnalités agents, les responsables de service peuvent :

  • Voir toutes les tâches en cours dans le service
  • Voir les tâches qui vont arriver au service
  • Prendre le contrôle des tâches et les réassigner si nécessaire

Ce module permet l’affichage sur une vue tabulaire de tous les processus en cours pour lesquels l'utilisateur a une action à réaliser.

Association de processus à des sites

  • Permet aux gestionnaires d'avoir une vue de tous les processus en cours
  • Possibilité d'accéder directement au dossier opérationnel lié au processus
  • Possibilité d'agir sur les tâches en fonction des droits de l'utilisateur
  • Possibilité de filtrer les tâches selon des critères métiers
  • Réassignation des tâches

Le Tableau de pilotage en 3 minutes ! 

Clotilde Attelan et Aurélie Gilabert sont consultantes ECM chez Atol Conseils et développements. Dans cette vidéo, elles nous expliquent le module Alfresco "Tableau de pilotage" : à quels types de structures l'outil s'adresse, ses objectifs et avantages, ainsi qu'un exemple concret.  

 

 

Un exemple avec FranceAgrimer 

Atol CD a déployé plusieurs processus métier pour FranceAgrimer sur un socle Alfresco. Ces processus concernent tant les demandes d’aides, que la gestion des dossiers contentieux ou la gestion des publications interne. L’implémentation s’appuie sur des workflows Alfresco (Activiti), associés aux dossiers pour gérer les étapes d’instruction de ces dossiers.

Le module de pilotage est déployé pour les différents processus avec une adaptation des choix sur les éléments à afficher selon les contextes

Plus d'infos >> https://www.atolcd.com/cas-d-utilisation-detail/france-agrimer-choisit-alfresco-pour-la-gestion-dematerialisee-de-ses-processus.html 

Exemple du tableau de pilotage pour la gestion des contentieux

D’autres exemples

  • Le projet Ebidding de l'ESRF

L'ESRF (European Synchrotron Radiation Facility) est une société de droit privé située à Grenoble qui produit la source de rayonnement synchrotron la plus intense au monde.

Afin de conserver sa compétitivité sur la scène mondiale, l'ESRF a lancé l’ambitieux programme EBS (Extremely Brilliant Source) de mise à niveau de son accélérateur de particules qui va générer une importante augmentation de ses achats de forte valeur.

Dans ce cadre, l'ESRF nous a confié la mise en œuvre d'un module de gestion de ses dossiers de marchés sous Alfresco : le projet EBidding.

https://www.atolcd.com/cas-d-utilisation-detail/gestion-du-processus-de-consultation-avec-atol-cd-et-alfresco-le-projet-ebidding-de-l-esrf.html

Tableau de pilotage des workflows

  • Utilisation du tableau de pilotage dans le cadre d'une GED relative au Système de Management de la Qualité

Le tableau de pilotage des workflows offre une vue synthétique des processus de production des documents Qualité. Il regroupe toutes les tâches de rédaction, validation et approbation en cours avec la possibilité d'appliquer des filtres :

  • Ensemble des workflows terminés
  • Ensemble des tâches actives
  • Ensemble des tâches assignées à une personne

Un code couleur permet de repérer l'état d'avancement des tâches :

- rouge : tâche dont la date de limite de validité est dépassée

- orange : tâche dont la date de limite de validité est inférieure à trois mois.

Plus d’infos : Mise en place d’une GED Qualité GH-SMQ, conforme à la certification HAS v2014 >> https://www.atolcd.com/cas-d-utilisation-detail/mise-en-place-d-une-ged-qualite-gh-smq-conforme-a-la-certification-has-v2014.html


  • Utilisation du tableau de pilotage dans le cadre du service fait

Le tableau de pilotage des workflows est utilisé dans le cadre du traitement des factures pour gérer les workflows de service fait.

Il permet aux utilisateurs d’afficher sur une page toutes les factures qu’ils ont à traiter avec des informations complémentaires (date de réception de la facture, nom du fournisseur concerné).

Le tableau de pilotage affiche aussi des indicateurs indiquant les factures à traiter en priorité : quand la date de réception de la facture est dépassée depuis plus de 10 jours, la ligne concernée passe en rouge dans le tableau.

Les utilisateurs ont aussi la possibilité d’appliquer des filtres et des tris sur le tableau.

Le tableau de pilotage a aussi un intérêt pour les superviseurs : ils peuvent afficher toutes les factures en cours de traitement et ainsi plus facilement répartir la charge de travail en fonction des tâches en attente.